ในเดือนพฤษภาคมปีนี้ เราจัดการประชุมในฝัน: นักวิชาการที่มีใจเดียวกัน 140 คนบนเกาะกรีกเป็นเวลาสามวันครึ่งเพื่อทำงานในหัวข้อที่เราสนใจ นั่นคือการจัดระเบียบอย่างยั่งยืน เราตระหนักถึงความขัดแย้งของการเดินทางไปยังเกาะครีตเพื่อหารือเกี่ยวกับการจัดระเบียบที่ยั่งยืน แต่มันเป็นประเพณีที่ยาวนานของOrganization Studies Summer Workshopซึ่งเป็นการประชุมเชิงปฏิบัติการประจำปีของนักวิชาการในองค์กร การประชุมเชิงปฏิบัติการในปีนี้มุ่งเน้นไปที่วิธีการที่ธุรกิจและองค์กรอื่น ๆ สามารถ
ให้ดำเนินงานในรูปแบบที่เป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อมและสังคมมากขึ้น
ดังนั้นเราจึงพยายามทำให้การประชุมมีความยั่งยืนแทนโดยใช้สถานที่ที่ยั่งยืน ให้บริการเฉพาะอาหารมังสวิรัติ หลีกเลี่ยงพลาสติกและเครื่องปรับอากาศ และส่งเสริมการชดเชยคาร์บอน
มิโคนอส ประเทศกรีซ ซึ่งเป็นสถานที่จัดการประชุมเชิงปฏิบัติการองค์กรศึกษาครั้งที่ 14 เฟสบุ๊ค
จากนั้นจักรวาลก็ขว้างลูกบอลโค้งในรูปแบบของ COVID-19 ซึ่งทำให้เราต้องคิดใหม่เกี่ยวกับการจัดการที่ยั่งยืน แม้จะขาดประสบการณ์และไม่มีเงินทุน แต่เราตัดสินใจย้ายทางออนไลน์ ผู้เข้าร่วมมากกว่า 100 คนใน 14 โซนเวลา ตัดสินใจทดลองกับเรา
เราต่อสู้กับการตัดสินใจบางอย่าง วิธีจัดการกับเขตเวลา? จัดการกับปัญหาเทคโนโลยีอย่างไร? จะแน่ใจได้อย่างไรว่าการประชุมไม่เพียงเติมเต็มสติปัญญาเท่านั้น แต่ยังมีส่วนสนับสนุนการปฏิสัมพันธ์ทางสังคมที่ทำให้การสนทนาลึกซึ้งยิ่งขึ้น ส่งเสริมความร่วมมือ และทำให้การประชุมเชิงปฏิบัติการภาคฤดูร้อนมีความพิเศษอยู่เสมอ
เราตัดสินใจลดขนาดการประชุมลงเหลือ 2 วันครึ่ง โดยกระจายเซสชันส่วนใหญ่ไปตามชั่วโมงที่เหมาะกับเขตเวลาของผู้เข้าร่วมส่วนใหญ่ แต่เรายังมั่นใจว่ามีบางเซสชันสำหรับผู้ที่อยู่นอกทางเดินเวลาหลักเป็นอย่างน้อย
เราขอให้ผู้เขียนโพสต์วิดีโอ 10-15 นาทีเกี่ยวกับการนำเสนอของพวกเขาบน YouTube หนึ่งสัปดาห์ก่อนการประชุม ซึ่งผู้คนสามารถรับชมได้ในเวลาของตนเอง จากนั้นเราจัดเซสชัน Zoom 50 นาทีซึ่งมีผู้เข้าร่วมประมาณ 18-25 คน แต่ละคนนำเสนอความคิดเห็นในเอกสารสามฉบับ (สี่ถึงห้านาทีต่อฉบับ โดยไม่ใช้สไลด์เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาด้านเทคนิค)
ผู้เขียนเอกสารตอบสั้น ๆ ซึ่งนำไปสู่การอภิปรายอย่างเปิดเผยในกลุ่ม
ในสองสามเซสชันแรก ประธานเซสชันมักจะต้องกระตุ้นการอภิปราย แต่การโต้ตอบนั้นค่อนข้างมีชีวิตชีวา
เรายังรวมสองช่วงประเด็นสำคัญ เซสชั่นหนึ่งคือเซสชั่นเต็มสำหรับผู้เข้าร่วมการประชุมทั้งหมด (100+) คน ซึ่งรวมถึงการอภิปรายแบบแยกส่วน และมีเซสชันทางสังคม 3 เซสชัน ซึ่งผู้เข้าร่วมจะถูกสุ่มให้เข้าไปในห้องกลุ่มย่อย เพื่อให้พวกเขาสามารถเพลิดเพลินกับการสนทนาเป็นกลุ่มเล็กๆ (สองถึงห้าคน) หรือเข้าร่วมการสนทนากลุ่มใหญ่
ประโยชน์ของดิจิทัล
ในขณะที่เราพลาดการดื่มหลังเลิกงานริมสระน้ำในกรีซ เรารู้สึกประหลาดใจอย่างยิ่งที่พบว่าการประชุมเสมือนจริงมีประโยชน์มากมาย
การไม่เดินทางไม่เพียงแต่ลดผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อมเท่านั้น แต่ยังรวมถึงผลกระทบต่อชีวิตการทำงานด้วย ทำให้บางคนสามารถเข้าร่วมได้ ซึ่งมิฉะนั้นอาจทำไม่ได้ เนื่องจากเวลาที่กำหนด
ผู้เข้าร่วมบางคนบอกเราว่า ด้วยเหตุผลด้านงบประมาณหรือเหตุผลทางครอบครัว พวกเขาสามารถเข้าร่วมการประชุมได้เพราะเป็นการประชุมเสมือนจริงเท่านั้น
แม้ว่าค่าธรรมเนียมการประชุมจะมีความจำเป็นในอนาคตเพื่อชดเชยค่าใช้จ่ายขององค์กร แต่การประชุมเสมือนจะยังคงมีราคาแพงกว่าการประชุมแบบเห็นหน้ากันอย่างมาก ทำให้สามารถมีส่วนร่วมได้กว้างขึ้น
การกำหนดบุคคลแบบสุ่มไปยังห้องกลุ่มย่อยสำหรับชั่วโมงสังสรรค์ทำให้มั่นใจได้ว่าการสนทนาระหว่างผู้คนที่อาจไม่ได้มีปฏิสัมพันธ์กัน มันเพิ่มความสนิทสนมกันระหว่างการประชุมเสมือนจริง นำไปสู่การอภิปรายที่กระตุ้น
ฟังก์ชันการแชทระหว่างการพูดคุยช่วยให้ผู้เข้าร่วมแบ่งปันทรัพยากรและข้อมูลเชิงลึกที่จุดประกายจากการพูดคุยได้ทันที ซึ่งอาจกระตุ้นให้เกิดข้อมูลเชิงลึกเพิ่มเติมระหว่างคนอื่นๆ ตัวอย่างเช่น ความคิดที่จะเริ่มต้นแพลตฟอร์ม Utopia เพื่อแบ่งปันบล็อก แหล่งข้อมูลการสอนและการวิจัยได้ถูกฟักออกมาบนแชทระหว่างการปราศรัย เราได้เปิดตัวแพลตฟอร์ม นี้ตั้งแต่นั้นเป็นต้น มา
ข้อเสนอแนะจากผู้เข้าร่วมเป็นไปในเชิงบวกอย่างมาก แม้ว่าความคาดหวังอาจจะต่ำก็ตาม
คำที่เกี่ยวข้อง: ผู้คนเกลียดความอัปยศในการบิน – แต่ไม่มากพอที่จะเลิกบิน
เราจินตนาการถึงรูปแบบการประชุมที่หลากหลายมากขึ้นในอนาคต รวมถึงการประชุมเสมือนปกติแต่สั้นลง การประชุมทางกายภาพแบบสลับปี และรูปแบบผสมที่มีเซสชันเสมือนบางเซสชันและผู้เข้าร่วมทางไกลบางส่วน
ประสบการณ์ที่เกิดจาก COVID-19 ของเราแสดงให้เราเห็นว่าการประชุมเสมือนจริงนั้นใช้งานได้จริงและเป็นที่ต้องการในฐานะวิธีการจัดระเบียบที่ยั่งยืนและรับประกันการมีส่วนร่วมในระบอบประชาธิปไตยมากขึ้น
